L’amministratore uscente deve passare le consegne al nuovo amministratore nominato dall’assemblea.
Anzitutto deve procedere alla redazione della contabilità fino alla data del passaggio delle consegne, a partire dall’ ultimo rendiconto consuntivo approvato dall’ assemblea.
I prodotti finali di questo lavoro da presentare al nuovo amministratore saranno i seguenti:
- Giornale della contabilità aggiornato con il saldo finanziario finale, da quadrare con quello estrapolato dall’ estratto di conto corrente.
- Saldi finali a debito/credito dei condòmini, che l’ amministratore subentrato utilizzerà per iniziare la propria amministrazione.
- Elenco dei debiti che sussistono alla data delle consegne, certificati dall’ amministratore.
Inoltre l’ amministratore uscente dovrà consegnare tutti i documenti legali e tecnici, che potrebbero essere presenti in archivio.
Di seguito si elencano i principali documenti che, se presenti, devono essere consegnati:
01) Per iniziare il Libro dei verbali (con il verbale di nomina del nuovo amministratore);
02) Inoltre il Regolamento condominiale e le relative tabelle millesimali;
03) Molto importante è il Registro di anagrafe condominiale aggiornato;
04) Se esiste, il contratto di Polizza assicurazione globale fabbricato;
05) Potrebbe esserci anche la Polizza assicurazione ricerca del guasto;
06) Inoltre altre polizze assicurative (Ad esempio malattia del custode, veicoli a motore, responsabilità civile del conduttore, etc..etc…);
07) Da non dimenticare il Certificato di prevenzione incendi ( oppure nulla osta provvisorio con tutta la documentazione relativa alla prevenzione);
08) Inoltre, la dichiarazione di conformità degli impianti e progetti relativi;
09) Ed anche i libretti di esercizio e documentazione degli impianti insieme alle relative garanzie.
10) Copia di tutti i contratti stipulati dal condominio in corso.
11) Da non dimenticare il Certificato di attribuzione del codice fiscale (Da volturare entro 30 giorni con il cambio del rappresentante legale dell’ Ente Condomìnio);
12) Infine l’Identificazione del conto corrente condominiale con invito a subentrare ed elenco assegni bancari o postali non utilizzati;
Documenti inerenti il personale dipendente
13) Per i dipendenti assunti dall’ Ente Condomìnio, i libri paga e matricola vidimati dal mese….al mese….e buste paga se la gestione è automatizzata.
14) Versamenti contributivi INPS (mod. DM 10/2) un modello ogni mese dal….al….
15) Riepilogo delle retribuzioni (Mod. DM 10/3) due modelli annui dal ….al ….
16) Registro degli infortuni vidimato;
17) I versamenti dei premi INAIL dall’ anno…..all’ anno…..
18) Denuncia annuale delle retribuzioni soggette a contribuzione (mod. 01/MS)
19) Riepilogo delle denunce annuali mod. 01/M (mod. 03/M)
20) Modello anf/dip (assegni familiari)
21) Contratto di assunzione (se portiere), documento nel quale si codifica il rapporto
22) Libretto di lavoro;
23) Documento timbrato dall’ ufficio di collocamento comprovante l’ assunzione del dipendente;
24) Fotocopia del documento di identità del dipendente e altri documenti intestati ai dipendenti;
25) Modello sostitutivo del 101/CUD;
26) Pratiche di condono per eventuale mancato versamento;
Altri documenti
27) Chiavi di accesso ai locali condominiali;
28) Timbro del condominio
29) Se vi sono azioni giudiziarie pendenti, le indicazioni relative ed i nominativi dei legali che si sono occupati delle vicende.
Sottoscrizione del verbale di consegne
L’ amministratore uscente avrà cura di elencare i documenti consegnati in un verbale, che farà sottoscrivere al nuovo amministratore nominato.
Consiglio al nuovo amministratore nominato, che non avrà né il modo né il tempo di controllare i documenti che vengono consegnati, di scrivere prima di firmare la seguente nota:
“L’ amministratore ritira i documenti e firma il verbale di consegna con riserva di inventario formale dei documenti consegnati, e controllo sostanziale dei conti, delle quadrature, e della consistenza inerente la situazione patrimoniale”.
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Essendo esperto in materie contabili ed aziendali, assumo incarichi di revisore della contabilità ai sensi dell’ art. 1130 bis del codice civile.
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