Come fare contabilità di condominio?
Perchè gli amministratori sono tenuti a fare contabilità di condominio?
Ci sono anzitutto due ragioni:
- Perchè il codice civile al punto 3) dell’ articolo 1135 prevede che l’ assemblea provvede all’approvazione del rendiconto annuale dell’amministratore e all’impiego del residuo attivo della gestione.
- Inoltre, perchè il codice civile, al punto 7) dell’ articolo 1130 prevede che l’ amministratore deve redigere il registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
Quali documenti registra l’ amministratore?
L’ amministratore registra le pezze giustificative, ossia i documenti cartacei che provano la spesa sostenuta e la data del pagamento con la quietanza.
E’ bene liquidare i debiti, per quanto possibile, utilizzando la banca intestata al condominio, poichè in questo modo i pagamenti sono facilmente tracciabili, in caso di controlli.
Inoltre l’ articolo 1129 del codice civile, al 7 comma dispone che L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.
Le pezze giustificative vanno registrate per competenza e per cassa
Pertanto l’ amministratore deve registrare le pezze giustificative per competenza sul rendiconto annuale, tenendo conto del periodo di beneficio del servizio pagato.
Inoltre deve registrare la medesima pezza giustificativa per data di pagamento sul registro di contabilità.
Il rendiconto annuale dell’ amministratore deve essere redatto per capitoli di spesa
Il rendiconto annuale è suddiviso per capitoli di spesa.
Ogni capitolo è identificato per nome (ad esempio energia elettrica), oppure per centro di costo (ad esempio ascensore).
Nei diversi capitoli sono registrate le pezze giustificative in ordine di data di competenza.
La ripartizione delle spese tra i condòmini
Tutte le spese registrate per capitoli di spesa sul rendiconto dell’ amministratore, sono poi suddivise tra i condòmini sulla base di tabelle millesimali approvate.
Approvazione del rendiconto da parte dell’ assemblea
Il rendiconto consuntivo e la relativa ripartizione per tabelle millesimali deve essere approvata dall’ assemblea ai sensi dell’ art. 1135 C.C. punto 3).
Pertanto è l’ approvazione del rendiconto che rende valido il rendiconto.
Per questo motivo il regolamento o le consuetudini di gestione dovrebbero prevedere dei controlli efficienti ed efficaci, i quali garantiscano la corretta redazione dei conti del condominio da parte dell’ amministratore.
Controllo della gestione finanziaria dell’ amministratore
Il codice civile prevede una serie di obblighi che l’ amministratore è tenuto ad osservare inerenti la gestione finanziaria del condominio:
- Deve redigere il registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
- Deve redigere un riepilogo finanziario, in cui sia descritto ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.
l’ articolo 1130 bis dispone che il rendiconto condominiale “contiene” le informazioni su descritte.
Pertanto, a giudizio di chi scrive, il rendiconto dell’ amministratore che l’ assemblea è tenuta ad approvare ai sensi dell’ art. 1135 C.C. deve comprendere anche i documenti di riepilogo finanziario specificati nell’ articolo 1130 bis.