La pezza giustificativa (o pezza d’appoggio) è il fondamento sostanziale di legittimità del rendiconto condominiale. [1]

I conti del condominio devono essere descritti e valutati da questo punto di vista per essere compresi in modo corretto.

In particolare la contabilità condominiale deve essere redatta tenendo conto di questo principio per essere corretta e verificabile.

Questa particolarità, infatti, rende impossibile l’utilizzo delle scritture di assestamento, (Fatture da pervenire, ratei e risconti).

Il cosiddetto “rendiconto per competenza” vuol dire soltanto inserire le pezze giustificative che non sono ancora state pagate, ma che, dal punto di vista del godimento del servizio acquistato, rientrano nell’esercizio.

Comunque, nessun dato o cifra può essere inserito a bilancio se non è supportato da un documento reale che ne attesti la veridicità. [1, 2]

La Corte di Cassazione ha stabilito confini molto netti tra il ruolo che queste ricoprono e il bilancio vero e proprio: [1]

1. Il ruolo sostanziale della pezza giustificativa

I documenti giustificativi — come fatture dei fornitori, ricevute fiscali, estratti conto bancari e registri di pagamento — costituiscono la prova oggettiva delle spese. [1, 2, 3]

• Trasparenza e controllo: Secondo i giudici di legittimità, il rendiconto deve essere “intellegibile e corredato da idonea documentazione giustificativa”. Senza di esse, i condòmini non avrebbero gli strumenti per verificare se le uscite dichiarate dall’amministratore siano reali o arbitrarie. [1]
• Conservazione: L’art. 1130-bis del Codice Civile impone all’amministratore l’obbligo stringente di conservare tutte le pezze giustificative per 10 anni dalla data della loro registrazione. [1, 2]

2. La distinzione formale: cosa c’è “dentro” il bilancio?

C’è una differenza importante tra i documenti che compongono il rendiconto e i loro giustificativi: [1]

• Il Rendiconto in sé è formato unicamente da tre atti: il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica. Le fatture e le ricevute non fanno parte integrante dei fogli del bilancio che ricevi a casa. [1, 2, 3]
• Nessun obbligo di allegazione preventiva: L’amministratore non è obbligato a inviare le fotocopie di tutte le fatture e scontrini insieme all’avviso di convocazione dell’assemblea. La delibera di approvazione del bilancio è perfettamente valida anche se le pezze d’appoggio non sono state fisicamente depositate o allegate alla convocazione. [1, 2, 3, 4]

3. Il diritto di accesso del condòmino

Anche se non le ricevi a casa, il legame resta indissolubile tramite il tuo diritto di verifica.

Ogni condòmino ha il diritto di contattare l’amministratore prima dell’assemblea (in tempi congrui) per prendere visione ed estrarre copia di qualsiasi fattura o estratto conto bancario.

Se l’amministratore si rifiutasse ingiustificatamente di mostrare i documenti richiesti, l’approvazione del bilancio in assemblea potrebbe essere impugnata e annullata. [1, 2, 3, 4, 5]

In sintesi: l’amministratore non deve riprodurre le fatture nel bilancio, ma deve averle pronte dietro la scrivania.

Se manca la pezza giustificativa, la posta di spesa inserita a bilancio è illegittima, rendendo i conti condominiali contestabili. [1, 2, 3, 4]