Come l’ amministratore deve convocare l’ assemblea di condominio

Non poche volte le assemblee di condominio vengono contestate perché la convocazione, da parte dell’amministratore, è stata assente o fatta secondo forme non ufficiali. E questo perché, specie quando i rapporti tra le parti si fanno più stretti, si cerca di risparmiare sui costi di spedizione, inviando gli avvisi della riunione con un sms, un’email, un foglio nella cassetta della posta o, addirittura, una raccomandata.
I
n tutti questi casi, comunque, la materiale presenza del condomino in assemblea sana il difetto di convocazione, sicché quest’ultimo non potrebbe più contestare il vizio, salvo il deficit informativo sui punti all’ordine del giorno sui quali non abbia potuto prendere una compiuta informazione per esprimere un valido voto.

Ma come va comunicato l’avviso di convocazione? L’amministratore deve sempre prediligere sistemi che possano garantire la prova dell’avvenuta comunicazione: e quindi ben venga, sicuramente, la consueta posta raccomandata con avviso di ricevimento, che tuttavia è il sistema più costoso e anche più lento, che spesso non garantisce il rispetto dei tempi di informazione prima della riunione. Essa, però, dall’altro lato, offre la prova legale dell’invio della comunicazione.

Molto meglio far sì che i condomini si dotino di una posta certificata: in tal caso essi potranno risparmiare sul costo delle raccomandate (che comunque graverebbe sempre ai proprietari), a fronte di un servizio estremamente utile e riciclabile anche per svariati usi personali.
Esistono poi dei gestori di posta certificata che, a fronte di un esiguo numero di PEC ricevute o inviate in un anno, sono completamente gratuiti. In ogni caso, l’abbonamento annuale non supera le 50 euro (ma ve ne sono anche di più economici).

Nel caso delle raccomandate l’amministratore dovrà curare la conservazione degli avvisi di ricevimento, mentre nel caso della PEC quello delle email del gestore che certificano rispettivamente la spedizione e la consegna dell’email certificata.

La consegna a mani, con sottoscrizione “per ricevimento” da parte del destinatario, è sicuramente la forma più problematica per l’amministratore che, in tal caso, sarà costretto a bussare porta a porta ad ogni condomino e alle più disparate fasce di orario per poter essere ricevuto.

Alcuni condomini hanno adottato un sistema “misto”. L’amministratore immette nella cassetta della posta dei condomini l’avviso di convocazione, con onere da parte di questi di controfirmarlo per ricevuta e immetterlo poi nella cassetta dell’amministratore. Per quanti non adempiono a tale incombente, scatta poi la raccomandata ufficiale e, quindi, anche l’addebito dei costi postali.

In ogni caso il codice civile [1] indica dei mezzi propri per le convocazioni: posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax, o consegna a mano, pena l’invalidità delle delibere assunte per vizio di omessa convocazione. Tra l’altro, gli stessi mezzi, con le stesse accortezze, si possono utilizzare per il successivo (e comunque obbligatorio) invio del verbale di assemblea.

La convocazione deve essere scritta e personale. Dunque non è sufficiente l’affissione dell’avviso nella portineria o in bacheca o nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati neanche quando è obbligatoria come per la convocazione avente ad oggetto le modificazioni delle destinazioni di uso, per la quale è, comunque, previsto l’invio mediante lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici [2].

Secondo la Cassazione [3] è irrilevante che un condomino, respingendo la raccomandata pervenutagli nei termini, si sia posto in condizione di non poter conoscere la data di convocazione, in quanto ai fini della validità dell’assemblea è sufficiente che l’invito all’assemblea, indipendentemente dalla sua effettiva conoscenza, sia stato regolarmente eseguito dall’amministratore [4].

Attenzione, comunque, alla raccomandata. Essa pone un problema non di poco conto. Se il condomino ne contesti il contenuto, asserendo per esempio che nella busta non vi era, in realtà, l’avviso di convocazione o, comunque, mancavano dei fogli, spetta all’amministratore una (pressoché impossibile) prova contraria [5]. In pratica, il mittente deve sempre provare il contenuto della raccomandata. Ecco perché, in questi casi, è sempre meglio utilizzare il sistema del foglio ripiegato su sé stesso (cosiddetta “Raccomandata senza busta” o “in foglio”).

[1] Art. 66, comma 3, disp. att. cod. dic. per come modificato dalla legge 220/2012.
[2] Art .1117 – ter, comma 2 cod. civ.
[3] Cass. sent. n. 196/1970.
[4] Cass. sent. n. 6863/1982.
[5] Cass. sent. n. 4482/2015.
http://www.laleggepertutti.it/88042_com … ZpiL1.dpuf